Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z Ogólnym rozporządzeniem UE o ochronie danych (RODO), krajowymi przepisami o ochronie danych oraz wszystkimi innymi obowiązującymi przepisami.  Na niniejszej stronie internetowej znajdują się następujące informacje o ochronie danych osobowych zgodnie z art. 13 i nast. RODO

I. Dane kontaktowe naszego Inspektora ochrony danych

II. Informacje zgodne z art. 13 i nast. RODO dla gości i partnerów biznesowych

III. Informacje zgodne z art. 13 i nast. RODO dla klientów beOne

IV. Informacje zgodne z art. 13 i nast. RODO w przypadku zameldowania cyfrowego

 

 

I. Dane kontaktowe naszego Inspektora ochrony danych

 

W razie jakichkolwiek pytań dotyczących ochrony danych osobowych można skontaktować się z naszym Inspektorem ochrony danych pod następującym adresem:

KINAST Rechtsanwaltsgesellschaft mbH 

Hohenzollernring 54

50672 Kolonia 

E-mail: mail@kinast.eu

 

 

II. Informacje zgodne z art. 13 i nast. RODO dla gości i partnerów biznesowych

 

Poniższe informacje o ochronie danych osobowych dotyczą procesów przetwarzania danych w Motel One oraz The Cloud One Hotels w ramach świadczenia na rzecz gości i partnerów biznesowych usług wynikających z umowy.

 

1. Administrator danych

Administratorem danych jest właściwy kontrahent użytkownika.  

 

2. Podstawa prawna przetwarzania danych 

 

2.1. Wykonanie umowy 

Motel One, względnie The Cloud One Hotels, gromadzi, przetwarza i wykorzystuje dane osobowe w celu realizacji istniejących stosunków handlowych z użytkownikiem, w tym do komunikacji niezbędnej do tego celu, w szczególności do świadczenia wynikających z umowy usług, obsługi płatności i księgowości. Administrator przetwarza dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.  Jest to dozwolone, o ile przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do zawarcia umowy na żądanie.

 

2.2. Uzasadnione interesy 

Ponadto administrator przetwarza dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jeśli wynika to z jego własnych uzasadnionych interesów lub interesów strony trzeciej oraz jeśli wymagające ochrony danych interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, nie są nadrzędne. Dotyczy to w szczególności ścigania przestępstw, zapobiegania im, zarządzania przedsiębiorstwem, komunikacji wewnętrznej i innych celów administracyjnych. 

 

2.3. Zgoda 

Ponadto administrator przetwarza dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeżeli strony umowy wyraziły zgodę na przetwarzanie dotyczących ich danych osobowych w jednym lub kilku określonych celach. Dobrowolnie wyrażona zgoda może zostać w każdej chwili wycofana. 

 

2.4. Obowiązek ustawowy  

Prawny obowiązek przekazania danych osobowych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO może wynikać z obowiązujących nas przepisów prawa, takich jak ustawa podatkowa, ustawa o ewidencji ludności i inne obowiązki publicznoprawne.  

 

3. Pochodzenie danych 

Z reguły otrzymujemy dane osobowe od użytkownika lub od kontrahentów, usługodawców i zleceniodawców, z którymi zawarliśmy odpowiednie umowy o ochronie danych.  W określonych przypadkach, ze względu na przepisy, dane osobowe użytkownika są zbierane również od innych podmiotów.  Dotyczy to w szczególności weryfikacji informacji podatkowych we właściwym urzędzie skarbowym.

 

4. Kategorie przetwarzanych danych osobowych 

Przetwarzane kategorie danych osobowych obejmują w szczególności następujące dane lub kategorie danych:

w przypadku rezerwacji: 

• • tożsamość  (imię, nazwisko, dodatki do nazwiska, data urodzenia, obywatelstwo i numer paszportu lub dowodu osobistego); 
• • liczba osób podróżujących z użytkownikiem, ich narodowość, numer paszportu 
• • powód pobytu (służbowy/prywatny) 
• • nazwa i adres pracodawcy 
• • dane kontaktowe (adres prywatny, numer telefonu, adres e-mail), dane dziennika wynikające z użytkowania systemów informatycznych; 
• • dane rachunku bankowego; 
• • finansowe dane identyfikacyjne; 
• • noclegi i związane z nimi obroty; 
• • do celów związanych z zarządzaniem jakością, marketingiem, bezpieczeństwem i podobnymi celami: 
• • rejestrowanie rozmów telefonicznych do celów jakościowych i szkoleniowych; 
• • pliki wideo z kamer monitoringu umieszczonych w strefach publicznych, takich jak korytarze i hole w naszych budynkach. 

 

5. Kategorie odbiorców danych osobowych 

W spółce administratora danych tylko te osoby i działy (np. działy specjalistyczne) otrzymują dane osobowe użytkownika, którym potrzebne są one do realizacji naszych usług i zobowiązań prawnych. Pewne dane mogą być przekazywane wszystkim spółkom powiązanym, jeśli przetwarzanie odbywa się centralnie dla wszystkich spółek powiązanych. Ponadto, w celu wypełnienia swoich zobowiązań umownych i prawnych, administrator korzysta czasami z usług różnych usługodawców, z którymi – w zależności od układu – również zawarto umowę o przetwarzaniu danych przez podmiot przetwarzający zgodnie z wymogami art. 28 i 29 RODO.   Ponadto administrator danych może przekazywać dane osobowe użytkownika innym odbiorcom spoza przedsiębiorstwa w zakresie niezbędnym do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze danych (np. ustawa o ewidencji ludności, ustawy dotyczące podatków i opłat itp.). Odbiorcami tymi mogą być np.: 

• • urzędy, gmina, miasto; 
• • organy finansowe, sądy, bank (operator płatności SEPA); 
• • jednostki niezbędne do realizacji płatności na poczet pracowniczych systemów oszczędnościowych; 
• • syndyk w przypadku postępowania upadłościowego osoby prywatnej. 

 

6. Czas przechowywania danych 

Po zakończeniu stosunku umownego dane osobowe są przechowywane przez prawnie wymagany od administratora okres (art. 17 RODO).  Wynika to z obowiązku poświadczania i przechowywania regulowanego przez przepisy handlowe i podatkowe. Zgodnie z tymi przepisami okresy przechowywania mogą wynosić do 10 lat.  Ponadto dane osobowe mogą być przechowywane przez okres, w którym mogą być zgłaszane roszczenia wobec administratora. Po ustaniu celu lub upływie tych okresów dane są rutynowo blokowane lub usuwane zgodnie z wymogami prawnymi.

 

7. Prawa osoby, której dane dotyczą 

Pod wyżej podanym adresem użytkownik może żądać dostępu do informacji o gromadzonych danych osobowych, które go dotyczą. Ponadto w pewnych okolicznościach użytkownik może żądać sprostowania lub usunięcia danych. Przysługuje mu również prawo do ograniczenia przetwarzania danych oraz prawo do przekazania udostępnionych przez niego danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie, nadającym się do odczytu maszynowego.  Ponadto ma prawo wycofać udzieloną zgodę.  Użytkownik ma również prawo do złożenia skargi w organie nadzorczym, jeżeli sądzi, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO. 

Zgodnie z art. 21 ust. 1 RODO można wnieść pod ww. adres sprzeciw wobec przetwarzania danych z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby, której dane dotyczą.  Osoba, której dane dotyczą, ma również prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych do celów marketingu bezpośredniego, bez podawania przyczyn. W przypadku przetwarzania danych przez administratora w celu ochrony uzasadnionych interesów użytkownik może wyrazić sprzeciw wobec takiego przetwarzania z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją. Wówczas administrator zaprzestanie przetwarzania danych, chyba że istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności użytkownika, lub przetwarzanie służy do ustalenia, dochodzenia lub obrony praw.

Roszczenia z tytułu praw osoby, której dane dotyczą, można zgłaszać na adres privacy@motel-one.de lub privacy@the-cloud-one.com   

 

 

III. Informacje zgodne z art. 13 i nast. RODO dla klientów beOne

 

Niniejsza Polityka prywatności dotyczy w szczególności przetwarzania danych osobowych klientów programu członkowskiego beOne.

 

1. Administrator danych

Administratorem danych jest

Motel One GmbH

Tegernseer Landstraße 165

D-81539 Monachium

Tel.: 089 / 665025-0

Faks: 089 / 665025-50

Internet: www.motel-one.com oraz www.the-cloud-one.com

E-mail: privacy@motel-one.com oraz privacy@the-cloud-one.com

 

2. Cel i podstawa prawna przetwarzania danych

Spółka Motel One GmbH przetwarza dane osobowe użytkownika w celu realizacji programu członkowskiego beOne w ramach rezerwacji. Ponadto dane osobowe są przetwarzane do regularnego przesyłania informacji na temat nowości, promocji i ofert Motel One dotyczących hoteli i podróży za pośrednictwem poczty elektronicznej, wiadomości SMS, WhatsApp lub innych mediów elektronicznych. Dane osobowe są wykorzystywane również do wyświetlania sprofilowanych reklam na stronach serwisu oraz na platformach mediów społecznościowych.

Przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody użytkownika (patrz wyżej), którą wyraził zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO, rejestrując się w programie członkowskim beOne. Ponadto przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania naszej umowy z użytkownikiem o programie członkowskim beOne zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Przetwarzanie danych jest również niezbędne do ochrony uzasadnionych interesów zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

 

3. Kategorie danych osobowych

W szczególności przetwarzamy dane osobowe, które użytkownik podaje podczas rejestracji do programu członkowskiego beOne. Obejmuje to następujące rodzaje danych:

• • tytuł
• • zwrot grzecznościowy
• • nazwa / imię i nazwisko
• • adres e-mail
• • hasło
• • numer telefonu
• • ulica i numer domu
• • kod pocztowy
• • miejscowość
• • kraj
• • dzień urodzin

Ponadto gromadzimy i przetwarzamy dane o rezerwacjach dokonanych w przeszłości w hotelach Motel One.

W ramach współpracy z naszym partnerem, firmą m3 connect, oferujemy członkom beOne możliwość korzystania z usługi „beConnected”. Za pomocą urządzenia (laptopa, smartfona, tabletu itp.) użytkownik loguje się raz do hotelowej sieci Wi-Fi i w ten sposób uzyskuje na tym urządzeniu stały dostęp do niej (w trakcie następnych pobytów). Firma m3 connect przetwarza adres MAC użytkownika. Adres ten możemy przyporządkować do konta beOne użytkownika. 

 

4. Odbiorcy danych osobowych

Wyżej wymienione rodzaje danych osobowych są przekazywane do baz danych różnych spółek w celu przetwarzania rezerwacji. Wykaz spółek znajduje się tutaj.

Dane osobowe użytkownika nie są przekazywane stronom trzecim.

 

5. Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich

W ramach przekazywania danych osobowych do krajowych baz danych przekazywane są one również do nowej lokalizacji hotelu w Nowym Jorku/USA. W tym celu, zgodnie z art. 46 ust. 2 lit. c RODO, zawarto aktualne standardowe klauzule umowne UE z dnia 04. 06. 2021 roku. Standardowe klauzule umowne UE są dostępne tutaj: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/PDF/?uri=CELEX:32021D0914&from=DE

 

6. Okres przechowywania

Dane osobowe użytkownika zostaną usunięte, gdy tylko przestaną być potrzebne do celów, dla których zostały pobrane lub w inny sposób przetworzone. Ma to miejsce w przypadku samodzielnego usunięcia profilu beOne.

Dane osobowe zostaną również usunięte w przypadku wycofania zgody na ich przetwarzanie. Dane nie zostaną usunięte, jeśli jest to sprzeczne z ustawowymi okresami przechowywania.

 

7. Prawa osoby, której dane dotyczą

Użytkownikowi przysługują prawa osoby, której dane dotyczą, zgodnie z punktem II.7, również w odniesieniu do operacji przetwarzania danych w ramach programu członkowskiego beOne.

Roszczenia z tytułu praw osoby, której dane dotyczą, można zgłaszać na adres privacy@motel-one.de lub privacy@the-cloud-one.com

 

 

IV. Informacje zgodne z art. 13 i nast. RODO w przypadku zameldowania cyfrowego

 

Niniejsza Polityka prywatności dotyczy w szczególności przetwarzania danych osobowych w procesie zameldowania cyfrowego.

 

1. Administrator danych

Administratorem danych jest

Motel One GmbH

Tegernseer Landstraße 165

D-81539 Monachium

Tel.: 089 / 665025-0

Faks: 089 / 665025-50

Internet: www.motel-one.com oraz www.the-cloud-one.com

E-mail: privacy@motel-one.com oraz privacy@the-cloud-one.com

 

2. Cel i podstawa prawna przetwarzania danych

Motel One GmbH przetwarza dane osobowe użytkownika w celu realizacji zameldowania cyfrowego.  

Podstawą przetwarzania jest zgoda użytkownika na przetwarzanie danych w trakcie procedury zameldowania cyfrowego zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Ponadto przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania naszej umowy z użytkownikiem zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

 

3. Kategorie danych osobowych

W ramach zameldowania cyfrowego przetwarzamy następujące dane osobowe:

• • • nazwisko, imię
• • płeć
• • ulica i numer domu
• • miejscowość zamieszkania
• • adres e-mail
• • numer telefonu
• • dane dotyczące pobytu (np. okres, koszty)
• • inne dane osobowe zapisane w formularzu zameldowania zgodnie z § 30 ust. 2 federalnej ustawy o ewidencji ludności (obywatelstwo, numer dowodu osobistego itp.)

Jeśli użytkownik korzysta z naszych usług w celu przeprowadzenia zameldowania cyfrowego, jego dane osobowe dostępne już w naszym systemie rezerwacyjnym SIHOT są również wykorzystane do zameldowania cyfrowego. W ramach zameldowania cyfrowego użytkownik ma możliwość uzupełnienia swoich danych w utworzonym w tym celu profilu o dane osobowe związane z pobytem w jednym z hoteli Motel One i The Cloud One Hotels.

 

4. Odbiorcy danych osobowych

Wymienione dane osobowe są przekazywane wewnętrznie naszym odpowiedzialnym pracownikom, jak również naszemu usługodawcy i podmiotowi przetwarzającemu, firmie Hotelbird GmbH. Polityka prywatności firmy Hotelbird GmbH jest dostępna tutaj.

 

5. Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich

Dane osobowe użytkownika, przetwarzane w ramach zameldowania cyfrowego, nie są przekazywane do państw trzecich.

 

6. Okres przechowywania

Dane osobowe użytkownika zostaną usunięte, gdy tylko przestaną być potrzebne do celów, dla których zostały pobrane lub w inny sposób przetworzone. Dane nie są usuwane, jeśli podlegamy ustawowym obowiązkom przechowywania danych osobowych użytkownika. Obowiązują zwyczajowe okresy usuwania i przechowywania danych dla rezerwacji hotelowych (patrz wyżej, po lewej 6).  

 

7. Prawa osoby, której dane dotyczą

Użytkownikowi przysługują prawa osoby, której dane dotyczą, zgodnie z punktem II.7, również w odniesieniu do operacji przetwarzania danych w ramach zameldowania cyfrowego.

Roszczenia z tytułu praw osoby, której dane dotyczą, można zgłaszać na adres privacy@motel-one.de lub privacy@the-cloud-one.com