Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de bepalingen van de algemene verordening gegevensbescherming van de EU (AVG) en conform alle andere relevante wetgeving.  Op deze website vindt u de volgende informatie over gegevensbescherming volgens art. 13 e.v. van de AVG

 

I. Contactgegevens van onze functionaris gegevensbescherming

II. Informatie volgens art. 13 e.v. van de AVG voor gasten en zakelijke partners

III. Informatie volgens art. 13 e.v. van de AVG voor beOne-klanten

IV. Informatie volgens artikel 13 e.v. AVG bij het uitvoeren van de digitale check-in

 

 

I. Contactgegevens van onze functionaris gegevensbescherming

 

Als u vragen heeft over de gegevensbescherming kunt u onze functionaris gegevensbescherming bereiken via de volgende contactgegevens:

KINAST Rechtsanwaltsgesellschaft mbH 

Hohenzollernring 54

D-50672 Keulen 

E-mail: mail@kinast.eu

 

 

II. Informatie volgens art. 13 e.v. van de AVG voor gasten en zakelijke partners

 

De volgende informatie over gegevensbescherming geldt voor de verwerkingsprocessen van gegevens door Motel One c.q. The Cloud One Hotels voor de contractueel verplichte dienstverlening aan gasten en zakelijke partners.

 

1. Verantwoordelijk voor de gegevensverwerking

Uw contractuele partner is verantwoordelijk voor de gegevensverwerking.

 

2. Rechtsgrondslag voor de gegevensverwerking 

 

2.1. Uitvoering van de overeenkomst 

Motel One c.q. The Cloud One Hotels verzamelt, verwerkt en gebruikt persoonsgegevens voor de uitvoering van een bestaande zakelijke relatie met u, inclusief de communicatie die hiervoor nodig is, met name voor de uitvoering van de contractueel verplichte dienstverlening, de verwerking van betalingen en de financiële administratie. De verantwoordelijke persoon verwerkt persoonsgegevens op basis van art. 6, lid 1, punt b van de AVG.  Dit is geoorloofd voor zover de verwerking nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst, waarbij de contractant de betrokken persoon is of indien dit dient voor de uitvoering van precontractuele maatregelen die op verzoek zullen plaatsvinden.

 

2.2. Gerechtvaardigde belangen 

Verder verwerkt de verantwoordelijke persoon persoonsgegevens op basis van art. 6, lid 1, punt f van de AVG voor zover dit nodig is voor de bescherming van onze gerechtvaardigde belangen of die van een derde en voor zover de belangen, grondrechten en fundamentele vrijheden van de betrokkene waarvoor bescherming van persoonsgegevens nodig is, niet zwaarder wegen. Dit geldt met name voor de verhindering en opheldering van strafbare feiten, voor processen voor het bedrijfsbeheer, de interne communicatie en andere administratieve doeleinden. 

 

2.3. Instemming 

Bovendien verwerkt de verantwoordelijke persoon de persoonsgegevens op basis van art. 6, lid 1, punt a van de AVG voor zover de contractuele partners hebben ingestemd met de verwerking van hun persoonsgegevens voor een of meerdere specifieke doeleinden. De vrijwillig verleende toestemming kan te allen tijde worden herroepen. 

 

2.4. Zakelijke verplichting  

Een wettelijke verplichting tot het verstrekken van persoonsgegevens overeenkomstig art. 6, lid 1, punt c van de AVG kan voortvloeien uit wettelijke bepalingen die op ons van toepassing zijn, zoals belastingwetten, de meldingswet en andere publiekrechtelijke verplichtingen.  

 

3. Oorsprong van de gegevens 

In de regel ontvangen wij de persoonsgegevens van u of van contractuele partners, dienstverleners en opdrachtgevers met wie wij de gewenste overeenkomsten voor gegevensbescherming hebben gesloten.  In bepaalde omstandigheden worden uw persoonsgegevens op grond van wettelijke voorschriften ook elders verzameld.  Daartoe behoren in het bijzonder vragen over fiscale kwesties bij de bevoegde belastingdienst als hier reden voor bestaat.

 

4. Categorieën van te verwerken persoonsgegevens 

Tot de categorieën van te verwerken persoonsgegevens horen de volgende gegevens of categorieën van gegevens:

Bij de boeking: 

• • Persoonlijke gegevens (voornaam, achternaam, toevoegingen bij de naam, geboortedatum, nationaliteit en nummer van paspoort of identiteitskaart); 
• • Aantal medereizigers, hun nationaliteit, paspoortnummers 
• • Reden van het verblijf (zakelijk/privé) 
• • Naam en adres van de werkgever 
• • Contactgegevens (privéadres, telefoonnummer, e-mailadres), inloggegevens die worden gegenereerd door het gebruik van IT-systemen; 
• • Bankgegevens; 
• • Financiële identificatiegegevens; 
• • Overnachtingen en de bijbehorende omzet. 
• • Voor kwaliteitsmanagement, marketing, veiligheid en andere doeleinden: 
• • Opname van telefoongesprekken voor kwaliteitsmanagement en scholingen 
• • Videobestanden van bewakingscamera's die zijn opgesteld in openbare ruimten zoals gangen en lobby's in onze gebouwen 

 

5. Categorieën van ontvangers van persoonsgegevens 

Binnen het bedrijf van de verantwoordelijke ontvangen alleen die personen en afdelingen uw persoonsgegevens als ze die nodig hebben om onze contractuele en wettelijke verplichtingen na te komen. Onder bepaalde omstandigheden worden specifieke gegevens overgedragen aan alle aangesloten bedrijven, indien de gegevensverwerking centraal wordt uitgevoerd voor de aangesloten bedrijven. Om aan de contractuele en wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen, maakt de verantwoordelijke deels ook gebruik van verschillende dienstverleners met wie, afhankelijk van de situatie, eveneens een overeenkomst voor de verwerking van de opdracht conform art. 28 en 29 van de AVG is afgesloten.   Bovendien kan de verantwoordelijke uw persoonsgegevens overdragen aan andere ontvangers buiten de onderneming voor zover dit noodzakelijk is om als verantwoordelijke instantie aan wettelijke verplichtingen te voldoen (bijv. meldingswet, belasting- en heffingswetgeving enz.). Dit kunnen bijvoorbeeld zijn: 

• • Overheids- en gemeentelijke instanties; 
• • Belastingdienst, rechtbanken, banken (financiële instellingen die SEPA Credit Transfer uitvoeren); 
• • nstanties om spaarregelingen te kunnen uitbetalen; 
• • Curator in geval van een privé-insolventie 

 

6. Bewaartermijn van de gegevens 

Na de beëindiging van een contractuele relatie worden persoonsgegevens bewaard zo lang de verantwoordelijke persoon daartoe wettelijk is verplicht, art. 17 van de AVG.  Dit is meestal het gevolg van wettelijke verplichtingen om bewijsmateriaal te verstrekken en dossiers bij te houden op grond van het handels- en belastingrecht. De bewaartermijnen zijn daarna maximaal tien jaar.  Daarnaast kunnen persoonsgegevens worden bewaard voor de periode waarin claims tegen de verantwoordelijke kunnen worden ingesteld. Na beëindiging van het doel of na het verstrijken van deze bewaartermijnen worden de gegevens routinematig volgens de wettelijke voorschriften geblokkeerd of gewist.

 

7. Rechten van betrokkenen 

Betrokken personen kunnen via het bovengenoemde adres informatie opvragen over de gegevens die over hun persoon worden bewaard. Bovendien kunnen zij onder bepaalde omstandigheden om correctie of verwijdering van de gegevens vragen. Daarnaast bestaat ook het recht om de verwerking van de gegevens te beperken en het recht om de verstrekte gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machinaal leesbaar formaat te verkrijgen.  Verder hebben zij het recht op herroeping als ze eerder hun instemming hebben gegeven.  Zij kunnen een klacht indienen bij de functionaris gegevensbescherming of bij een toezichthoudende autoriteit als zij van mening zijn dat de verwerking van de persoonsgegevens in strijd is met de bepalingen van de AVG. 

Volgens art. 21 lid 1 van de AVG kan de gegevensverwerking vanwege redenen die voortvloeien uit de bijzondere situatie van de betrokken personen op het bovengenoemde adres worden herroepen.  De betrokken personen hebben het recht om zonder opgave van reden bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing. Als de verantwoordelijke de gegevens verwerkt ter bescherming van gerechtvaardigde belangen, kunnen de betrokken personen, om redenen die uit hun specifieke situatie voortvloeien, bezwaar maken tegen deze verwerking. De verantwoordelijke zal deze persoonsgegevens dan niet langer verwerken, tenzij hij/zij kan aantonen dat er voor de verwerking dwingende redenen voor de bescherming van belangen bestaan die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokken personen, of indien de verwerking nodig is voor de vaststelling en uitoefening van rechtelijke claims of voor de verdediging of het verweer tegen deze claims.

De betrokken personen kunnen een aanspraak op hun rechten indienen bij privacy@motel-one.de of bij privacy@the-cloud-one.com. 

 

 

III. Informatie volgens art. 13 e.v. van de AVG voor beOne-klanten

 

De volgende informatie over persoonsgegevens geldt in het bijzonder voor de verwerking van persoonsgegevens van klanten van het beOne-membershipprogramma.

 

1. Verantwoordelijk voor de gegevensverwerking

Verantwoordelijk voor de gegevensverwerking is:

Motel One GmbH

Tegernseer Landstraße 165

D-81539 München

Tel: +49 (0)89 / 665025-0

Fax: +49 (0)89 / 665025-50

Internet: www.motel-one.com en www.the-cloud-one.com

E-mail: privacy@motel-one.com en privacy@the-cloud-one.com

 

2. Doelstelling en rechtsgrondslag van de gegevensverwerking

Motel One GmbH verwerkt persoonsgegevens om bij boekingen het beOne-membershipprogramma te kunnen uitvoeren. Bovendien worden uw persoonsgegevens verwerkt om regelmatig per e-mail, sms, WhatsApp of andere elektronische media informatie te versturen over nieuwtjes, acties en aanbiedingen die verband houden met hotels en reizen. Daarnaast worden de persoonsgegevens ook gebruikt voor doelgerichte advertenties op onze websites en op onze socialmediaplatforms.

De verwerking vindt plaats op grond van uw instemming (zie ook hierboven) die u volgens art. 6, lid 1, punt a van de AVG hebt verleend bij de aanmelding voor het beOne-membershipprogramma. Daarnaast is de verwerking ook nodig om te voldoen aan onze overeenkomst met u volgens het beOne-membershipprogramma krachtens art. 6, lid 1, punt b van de AVG. Bovendien is de gegevensverwerking nodig voor de behartiging van gerechtvaardigde belangen volgens art. 6, lid 1, punt f van de AVG.

 

3. Categorieën van persoonsgegevens

In de praktijk verwerken wij de persoonsgegevens die u hebt verstrekt bij de aanmelding voor het beOne-membershipprogramma. Daartoe behoren de volgende soorten gegevens:

• • Titel
• • Aanhef
• • Achternaam
• • E-mailadres
• • Wachtwoord
• • Telefoonnummer
• • Straat en huisnummer
• • Postcode
• • Stad
• • Land
• • Geboortedatum

Daarnaast verzamelen en verwerken wij uw boekingsgegevens met betrekking tot eerdere boekingen bij Motel One hotels.

Via onze partner m3 connect, met wie wij samenwerken, bieden wij beOne-leden ook de mogelijkheid gebruik te maken van de 'beConnected' service. Hiertoe hoeft u maar een keer in te loggen met een eindapparaat (notebook, smartphone, tablet enz.) bij de wifi in het hotel om met het eindapparaat voortdurend (gedurende meerdere verblijven) toegang te hebben tot de wifi. Via m3 connect wordt uw Mac-adres verwerkt en door ons aan uw beOne-account toegewezen. 

 

4. Ontvangers van de persoonsgegevens

De hierboven genoemde soorten persoonsgegevens worden voor de verwerking van boekingen doorgegeven aan de databanken van de verschillende bedrijven. Een overzicht van de bedrijven vindt u hier.

Uw persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derden.

 

5. Doorgifte van persoonsgegevens aan het buitenland

Bij de doorgifte van persoonsgegevens aan de nationale databanken vindt er ook een doorgifte plaats aan de nieuwe hotellocatie in New York, VS. Hiertoe zijn volgens art. 46 lid 2 punt c van de AVG de huidige standaard EU contractclausules van 04. 06. 2021 overeengekomen. De toegepaste standaard EU contractclausules kunt u hier inzien: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/PDF/?uri=CELEX:32021D0914&from=DE  

 

6. Bewaartermijn

Uw persoonsgegevens worden gewist zodra zij niet meer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld of anderszins werden verwerkt. Dit is het geval als u uw beOne-profiel zelf wist.

De persoonsgegevens worden ook gewist als u de instemming voor verwerking herroept. De gegevens worden niet gewist als dit strijdig is met de wettelijke bewaartermijnen.

 

7. Rechten van betrokkenen

Ook wat betreft de verwerking van persoonsgegevens voor het beOne-membershipprogramma kunt u aanspraak maken op de rechten van betrokken personen conform II.

De betrokken personen kunnen een aanspraak op hun rechten indienen bij privacy@motel-one.de of bij privacy@the-cloud-one.com   

 

 

IV. Informatie volgens artikel 13 e.v. van de AVG bij het uitvoeren van de digitale check-in

 

De volgende informatie over persoonsgegevens geldt in het bijzonder voor de verwerking van persoonsgegevens tijdens het uitvoeren van de digitale check-in.

 

1. Verantwoordelijk voor de gegevensverwerking

Verantwoordelijk voor de gegevensverwerking is:

Motel One GmbH

Tegernseer Landstraße 165

D-81539 München

Tel: +49 (0)89 / 665025-0

Fax: +49 (0)89 / 665025-50

Internet: www.motel-one.com en www.the-cloud-one.com

E-mail: privacy@motel-one.com en privacy@the-cloud-one.com

 

2. Doelstelling en rechtsgrondslag van de gegevensverwerking

Motel One GmbH verwerkt uw persoonsgegevens om ervoor te zorgen dat u digitaal kunt inchecken.  

De verwerking is gebaseerd op uw toestemming voor gegevensverwerking in het kader van de digitale incheckprocedure conform artikel 6, lid 1, punt a van de AVG. Daarnaast is de verwerking ook nodig om te voldoen aan onze overeenkomst met u krachtens art. 6, lid 1, punt b van de AVG.

 

3. Categorieën van persoonsgegevens

Concreet verwerken wij de volgende persoonsgegevens voor de digitale check-in:

• • Achternaam, voornaam•
• • Geslacht
• • Straat en huisnummer
• • Woonplaats
• • E-mailadres
• • Telefoonnummer
• • Gegevens over het verblijf (bijv. duur, kosten)
• • Andere persoonsgegevens die via het registratieformulier conform § 30, lid 2 van de Duitse federale meldingswet (Bundesmeldegesetz – BMG) geregistreerd zijn (nationaliteit, ID-nummer enz.)

Als u in het kader van het digitaal inchecken gebruikmaakt van onze diensten, worden uw persoonsgegevens die al in ons boekingssysteem SIHOT staan ook gebruikt voor het digitaal inchecken. Als onderdeel van de digitale check-in heeft u de mogelijkheid om uw gegevens in het hiervoor aangemaakte profiel aan te vullen met persoonsgegevens over uw verblijf in Motel One c.q. The Cloud One Hotels.

 

4. Ontvangers van de persoonsgegevens

De genoemde persoonsgegevens worden intern doorgegeven aan onze verantwoordelijke medewerkers en aan onze dienstverlener en gegevensverwerker Hotelbird GmbH. Het gegevensbeschermingsbeleid van Hotelbird GmbH vindt u hier.

 

5. Doorgifte van persoonsgegevens aan het buitenland

Uw persoonsgegevens worden tijdens de digitale check-in niet doorgegeven aan andere landen.

 

6. Bewaartermijn

Uw persoonsgegevens worden gewist zodra zij niet meer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld of anderszins verwerkt. Verwijdering vindt niet plaats indien wij wettelijk verplicht zijn uw persoonsgegevens gedurende een bepaalde periode te bewaren. De gebruikelijke verwijderings- en bewaartermijnen voor hotelboekingen zijn van toepassing (zie hierboven I. 6).  

 

7. Rechten van betrokkenen

Ook wat betreft de verwerking van persoonsgegevens voor de digitale check-in kunt u aanspraak maken op de rechten van betrokken personen conform II.7.

De betrokken personen kunnen een aanspraak op hun rechten indienen bij privacy@motel-one.de of bij privacy@the-cloud-one.com